Adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili
Gli assetti dell'impresa devono essere proporzionati alla sua natura e alle sue dimensioni e permettere di produrre informazioni utili al governo dell'attività e alla tempestiva individuazione delle situazioni di squilibrio.
Il dovere previsto dall'articolo 2086 del Codice civile
L'articolo 2086 del Codice civile attribuisce all'imprenditore che opera in forma societaria o collettiva il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa.
L'adeguatezza deve essere valutata concretamente: struttura, attività esercitata, dimensioni, complessità organizzativa, personale, processi e sistemi informativi possono richiedere presìdi differenti da impresa a impresa.
Assetto organizzativo
L'assetto organizzativo riguarda, tra gli altri aspetti, la distribuzione delle funzioni e delle responsabilità, le deleghe, i processi decisionali, i flussi informativi e i presìdi attraverso i quali viene governata l'attività.
In un'organizzazione adeguata deve essere possibile comprendere chi assume le decisioni, chi esegue le attività e attraverso quali informazioni vengono effettuati i controlli.
Assetto amministrativo
L'assetto amministrativo riguarda i processi attraverso i quali le operazioni dell'impresa vengono documentate, autorizzate, rilevate, controllate e trasformate in informazioni utilizzabili.
Procedure proporzionate alla struttura dell'impresa possono contribuire a ridurre errori, sovrapposizioni e carenze nei flussi documentali.
Assetto contabile
L'assetto contabile deve consentire una rilevazione attendibile e tempestiva dei fatti aziendali e mettere l'impresa in condizione di conoscere l'andamento economico, patrimoniale e finanziario.
Per questo gli assetti sono strettamente collegati alla contabilità, al bilancio e ai sistemi di controllo , ma non si esauriscono in essi.
Rilevazione tempestiva degli squilibri
Il Codice della crisi collega le misure e gli assetti alla capacità di rilevare tempestivamente eventuali squilibri patrimoniali o economico-finanziari, rapportati alle caratteristiche specifiche dell'impresa.
L'obiettivo non è produrre un documento formale, ma disporre di informazioni che possano evidenziare tempestivamente un deterioramento della situazione aziendale.
Sostenibilità dei debiti e continuità
Gli assetti devono consentire anche di verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per l'orizzonte temporale previsto dalla disciplina vigente.
Ciò rende particolarmente importanti informazioni prospettiche, scadenziari, flussi finanziari, budget e sistemi di reporting proporzionati alla realtà aziendale.
Assetti effettivi, non soltanto documenti
Procedure, organigrammi e report sono utili quando rappresentano processi realmente adottati dall'impresa. Un sistema costruito soltanto formalmente, ma non utilizzato nella gestione quotidiana, non realizza la funzione propria degli assetti.
Verifica periodica dell'adeguatezza
Un assetto inizialmente appropriato può diventare insufficiente quando cambiano dimensioni, struttura societaria, indebitamento, mercati, organizzazione interna o complessità dell'attività.
La verifica deve pertanto essere periodica e documentabile, adattando procedure e strumenti alle effettive esigenze dell'impresa.
Documenti e informazioni da esaminare
A seconda della struttura possono essere esaminati organigrammi, deleghe, procedure, situazioni contabili, budget, report periodici, scadenziari, flussi di cassa, esposizioni finanziarie, sistemi di controllo e documentazione relativa ai principali processi aziendali.
Il collegamento con la crisi d'impresa
Gli adeguati assetti rappresentano uno strumento di prevenzione: la loro funzione comprende la possibilità di individuare per tempo condizioni che richiedano interventi correttivi.
La gestione degli strumenti propri della crisi e del risanamento costituisce tuttavia un livello ulteriore rispetto alla normale organizzazione e al controllo dell'impresa.
Servizi collegati
La verifica degli assetti è collegata alla contabilità e al bilancio, alla governance societaria e alla gestione fiscale dell'impresa.